Betreff

Der Zweck des Betreffs ist auf Wikipedia folgendermaßen beschrieben:

Der Betreff sollte kurz und aussagekräftig sein, idealerweise eine Kurzfassung des Inhaltes der Nachricht beziehungsweise der Thematik sein. Eine kurze, prägnante Betreffzeile ermöglicht dem Empfänger die schnelle thematische Zuordnung und Bearbeitung der Nachricht. Anhand eines sinnvollen und eindeutigen Betreffs kann die Nachricht geordnet werden und Sachverhalte lassen sich besser nachverfolgen.

Eigentlich einleuchtend und einfach aber dennoch eine schwierige Hürde. Ein besonderes Augenmerk möchte ich auf das Wort “prägnant” legen. Nicht selten kommen mir Betreffzeilen unter, die zwar kurz sind und auch grob beschreiben, worum es geht, aber deshalb noch lange nicht prägnant sind. Der Grund dafür ist einfach: Schreibt man häufig E-Mails zu einem Themengebiet und gibt als Betreff lediglich dieses an, füllen sich die Postfächer ganz schnell mit Mails, die alle den gleichen Betreff haben und durch die Masse nimmt der Informationsgehalt des Betreffs stark ab. Deshalb wären ein wenig mehr Details in der Betreffzeile äußerst nützlich. Idealer weise in Kombination mit dem Themengebiet. Dann wird sowohl die grobe als auch die detaillierte Zuordnung wesentlich einfacher. Ein (fiktives) Beispiel:

Sommerfest, Re: Sommerfest, Nochmal zum Sommerfest, Re:Sommerfest, Neues zum Sommerfest, …

Sommerfest: Ort, Sommerfest: Grill, Sommerfest: Deko, Sommerfest: Musik, Re: Sommerfest: Grill

Auch sehr Hilfreich ist es bei einem längeren E-Mail-Wechsel mit einer Person hin und wieder mal einen neuen Betreff zu formulieren und “Re: Fwd: Re: AW: RE: Thema 1” durch ein einfaches “Thema 3” zu ersetzen.

Empfänger

Der nächste Punkt ist der Empfänger. Es mag ja Situationen geben, in denen es wichtig ist zu wissen, wer eine E-Mail noch so alles bekommen hat. Dies ist aber mit Sicherheit nicht gegeben, wenn ich eine Mail an mein ganzes Adressbuch schicke. Ab einer gewissen Anzahl von Empfängern sollte man einfach von der wunderbaren Blindkopie-Funktion Gebrauch machen. Datenschutz beginnt schon bei den E-Mailadressen von Freunden.

Anhänge

Und zuletzt das Thema Anhänge: Natürlich gibt es gerechtfertigte Ausnahmen, aber im Allgemeinen sollte man sich auf verbreitete Formate beschränken. Möchte man Textdokumente oder Präsentationen verschicken sollte man ausschließlich PDF verwenden. Auch wenn odt (seit 2006) und docx (seit 2008) ISO-Norm sind kann man leider nicht davon ausgehen, dass sie auf jedem Rechner korrekt dargestellt werden können. Gleiches gilt für doc, das zwar das bekannteste dieser Formate sein dürfte, jedoch nicht einmal eine ISO-Norm ist. Noch weniger geht es, parallel zwei verschiedene Formate zu verschicken. Das verdoppelt nur sinnlos die Größe der E-Mail. Zusätzlich stellt sich die Frage, ob es überhaupt nötig ist, einen Anhang zu versenden. Enthält das Dokument lediglich minimal formatierten Text kann man den genauso gut direkt in die E-Mail schreiben.